Vertrauliche Suche, vertrauliche Notizen: Warum Personalberater beim Diktieren besonders vorsichtig sein sollten

Dorothee leitet eine kleine Executive-Search-Boutique in Düsseldorf und führt an einem durchschnittlichen Tag vier bis fünf Kandidatengespräche. Nach jedem Gespräch diktiert sie ein kurzes Profil: fachliche Einschätzung, Gehaltsvorstellung, Wechselmotivation, manchmal auch ein Satz zur aktuellen beruflichen Situation, die der Kandidat nur deshalb erwähnt hat, weil er sicher sein wollte, dass sein aktueller Arbeitgeber nichts von dem Gespräch erfährt. Genau dieser letzte Satz zeigt, worum es bei der Arbeit von Personalberatern eigentlich geht: nicht nur um Daten, sondern um Vertrauen, das bei der kleinsten Unachtsamkeit zerbricht.

Ein Beruf, der auf zwei Arten von Vertraulichkeit angewiesen ist

Personalberater und Headhunter jonglieren mit zwei parallelen Vertraulichkeitsebenen. Die eine betrifft die Kandidaten: Wer sich für eine neue Position interessiert, während er noch bei einem anderen Arbeitgeber angestellt ist, riskiert im schlimmsten Fall seine aktuelle Stelle, wenn diese Information nach außen dringt. Die andere betrifft die Mandanten: Ein Unternehmen, das eine Führungsposition neu besetzen will, tut das oft, weil eine bestehende Position umstrukturiert oder eine unterdurchschnittlich performende Führungskraft ersetzt werden soll, Informationen, die vor der Öffentlichkeit und oft auch vor der eigenen Belegschaft geheim gehalten werden müssen, bis die Nachfolge geregelt ist.

Diktierte Notizen zu Kandidatengesprächen enthalten routinemäßig personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, in der Praxis oft auch Angaben, die besonders sensibel sind: Gesundheitsaspekte, wenn ein Kandidat eine Elternzeit, eine längere Erkrankung oder eine Behinderung erwähnt, die für eine mögliche Arbeitsplatzanpassung relevant ist. Solche Angaben fallen unter Art. 9 DSGVO als besondere Kategorien personenbezogener Daten und erfordern eine erhöhte Sorgfalt bei der Verarbeitung. Zusätzlich gilt § 26 Bundesdatenschutzgesetz, der die Verarbeitung von Beschäftigtendaten regelt und explizit auch die Phase vor einer eigentlichen Anstellung umfasst, also genau den Bereich, in dem Personalberater tätig sind.

Wo die Praxis von der Theorie abweicht

In der Praxis werden Diktiernotizen häufig unter Zeitdruck erstellt, direkt nach einem Gespräch, oft noch im Auto oder zwischen zwei Terminen. Genau in diesen Momenten greifen viele auf die bequemste verfügbare App zurück, unabhängig davon, wo die Aufnahme am Ende landet. Ein Cloud-basiertes Diktier-Tool, das die Sprachaufnahme zur Verarbeitung an einen US-Server schickt, macht aus einem eigentlich internen Arbeitsschritt eine Datenübermittlung an einen Dritten, für die es in den seltensten Fällen eine saubere vertragliche Grundlage gibt. Bei einem laufenden Mandat, das der Kunde ausdrücklich vertraulich behandelt wissen will, ist das ein Risiko, das über die reine DSGVO-Konformität hinausgeht: Ein bekannt gewordenes Datenleck bei einer vertraulichen Suche kann eine gesamte Executive-Search-Beziehung zerstören, unabhängig davon, ob am Ende tatsächlich ein Schaden entstanden ist.

Hinzu kommt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Bewertungen von Kandidaten dürfen sich nicht auf geschützte Merkmale wie Alter, Herkunft oder Geschlecht stützen, auch nicht in informellen, schnell diktierten Notizen, die eigentlich nur für die eigene Erinnerung gedacht sind. Wer solche Formulierungen versehentlich in einer Notiz stehen hat, die dann in einem Cloud-System landet, auf das im Streitfall auch andere Personen Zugriff haben könnten, vergrößert ein rechtliches Risiko, das mit einer rein lokal gespeicherten Notiz gar nicht erst entstehen würde.

Ein weiterer Aspekt betrifft die Auskunftspflicht gegenüber Kandidaten selbst. Nach Art. 15 DSGVO können Bewerber verlangen zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind und wo diese verarbeitet wurden. Eine Personalberatung, die auf ein Cloud-Diktiertool mit Servern in den USA zurückgreift, muss im Zweifel auch offenlegen, dass Kandidatendaten dort zwischenzeitlich verarbeitet wurden, selbst wenn sie danach gelöscht wurden. Das wirft zusätzliche Fragen auf, etwa ob eine wirksame Einwilligung für diese Übermittlung überhaupt vorlag, gerade weil Kandidatengespräche oft spontan stattfinden und selten mit einer expliziten Datenschutzerklärung für das verwendete Diktiertool eingeleitet werden.

Sprich als Lösung, mit ehrlichem Trade-off

Sprich verarbeitet die komplette Kette, von der Sprachaufnahme bis zum fertigen Text, direkt auf dem Mac, ohne dass ein Byte Audiodaten das Gerät verlässt. Für Dorothee bedeutet das: Das Kandidatenprofil, das sie direkt nach dem Gespräch ins Diktiergerät spricht, verlässt zu keinem Zeitpunkt ihren eigenen Rechner, bis sie selbst entscheidet, es in ihr CRM-System oder eine E-Mail an den Mandanten einzufügen. Für häufig wiederkehrende Begriffe, etwa Positionstitel oder Namen von Mandantenunternehmen, lässt sich ein persönliches Wörterbuch anlegen, das ebenfalls lokal gespeichert bleibt.

Der ehrliche Nachteil: Sprich ersetzt keine Kandidaten-Datenbank oder ein CRM-System, es ist ausschließlich für den Diktier-Vorgang selbst zuständig. Wer eine Komplettlösung mit strukturierter Kandidatenverwaltung sucht, braucht zusätzlich ein spezialisiertes Recruiting-Tool, in das die diktierten Texte anschließend eingefügt werden. Sprich löst gezielt das Problem der Aufnahme und Nachbearbeitung, nicht die gesamte Prozesskette danach. Wie sich diese Trennung von Diktat und Weiterverarbeitung auch bei anderen selbstständig Tätigen bewährt, zeigt der Artikel über KI-Diktierlösungen für Berater.

Für Dorothee hat sich der praktische Nutzen vor allem in der Geschwindigkeit gezeigt, mit der sich Kandidatenprofile direkt nach einem Gespräch festhalten lassen, ohne dass die Formulierungen dabei den eigenen Rechner verlassen. Statt das Gespräch nachträglich aus dem Gedächtnis in Stichpunkten festzuhalten, spricht sie die Einschätzung direkt ins Mikrofon, während die Details noch frisch sind, und fügt den fertigen Text anschließend selbst in ihr Kandidatenmanagement-System ein. Die Kontrolle darüber, was am Ende wohin übertragen wird, bleibt dabei vollständig bei ihr.

Fazit

Personalberater bewegen sich beruflich in einem Spannungsfeld aus zwei Vertraulichkeitsversprechen, gegenüber Kandidaten und gegenüber Mandanten, die beide bei der kleinsten Unachtsamkeit beschädigt werden können. Eine Diktier-Lösung, die technisch ausschließt, dass Sprachaufnahmen das eigene Gerät verlassen, nimmt eine Fehlerquelle vollständig aus der Gleichung, die bei Cloud-basierten Alternativen immer bestehen bleibt, egal wie sorgfältig man sonst arbeitet.

Wer das ausprobieren möchte, kann bei Sprich kostenlos starten. 2.000 Wörter pro Woche sind gratis, keine Kreditkarte erforderlich.