DSGVO-konforme Sprachverarbeitung im Unternehmen: Was AVV, DSFA und Verarbeitungsverzeichnis bedeuten und welcher Weg den Aufwand minimiert.
Die Anfrage kommt per Slack: "Wir wollen Diktiersoftware für das Team einführen. Kannst du das prüfen?" Für den IT-Verantwortlichen beginnt damit eine Abfolge von Fragen, die beim ersten Blick banal wirken und sich beim zweiten als aufwendig herausstellen.
Was genau wird verarbeitet? Von wem? Auf welcher Rechtsgrundlage? Wer hat Zugriff auf die Audiodaten?
Sprachaufnahmen sind keine gewöhnlichen Daten. Nach Art. 9 DSGVO gelten Stimmprofile und biometrische Daten als besonders schutzwürdig. Sobald ein Diktierdienst Sprachaufnahmen von Mitarbeitern verarbeitet, ist das eine Verarbeitung in der höchsten Schutzkategorie.
Für den IT-Entscheider bedeutet das konkret: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter nach Art. 28 DSGVO ist zwingend, wenn die Verarbeitung durch einen Drittanbieter stattfindet. Der Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 ist Pflicht. Bei sensiblen Inhalten und großem Verarbeitungsumfang ist eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 zu prüfen.
Dieser Aufwand entsteht nicht einmalig, sondern bei jeder Änderung des Anbieters, bei Vertragsänderungen und bei Sicherheitsvorfällen erneut. Für Teams ohne eigenen Datenschutzbeauftragten ist das eine echte Belastung.
Wer eine Diktierlösung fürs Unternehmen sucht, hat grundsätzlich drei Optionen.
Cloud-Diktat mit AVV: Günstig in der Anschaffung, aber mit Compliance-Aufwand verbunden. US-amerikanische Anbieter wie Wispr Flow oder Otter.ai bieten oft keinen EU-konformen AVV. EU-Anbieter mit AVV gibt es, aber die Prüfung des Vertragstextes, die Lieferantenbewertung und der laufende Kontakt mit dem Anbieter gehören zum Paket. Für Teams die viel mit sensiblen Kundendaten arbeiten, bleibt das Restrisiko: die Daten verlassen das Gerät.
On-Premise-Lösungen: Anbieter wie GoSpeech oder Tucan.ai bieten Installationen auf eigenen Servern. Das gibt maximale Kontrolle, erfordert aber eigene Server-Infrastruktur, einen IT-Betrieb der die Umgebung pflegt, und Investitionen die für KMU schnell fünfstellig werden. Für größere Organisationen mit bestehender IT-Infrastruktur eine valide Option. Für kleine Teams in der Regel zu aufwendig.
Lokale Lösung pro Gerät: Jeder Mitarbeiter verarbeitet auf dem eigenen Mac lokal. Kein zentraler Datentopf, kein Server, kein AVV nötig, weil es keinen Dritten gibt. Die Lösung skaliert nicht über ein Team-Management-System, aber für Organisationen unter zwanzig Mac-Arbeitsplätzen ist der manuelle Rollout überschaubar.
Bei Sprich läuft die Transkription auf jedem Mac mit Apple Silicon lokal, über die Apple Neural Engine. Die Wortfehlerrate für Deutsch liegt bei vier bis fünf Prozent. Der Workflow ist minimal: Shortcut halten, sprechen, loslassen, Text per Cmd+V einfügen.
Für das Unternehmen bedeutet das: kein AVV zu schließen, keine DSFA zu prüfen, kein Verarbeitungsverzeichnis-Eintrag für einen Diktierdienst. Die Lösung läuft auf jedem Mac unabhängig voneinander. Es gibt keinen zentralen Datentopf, der bei einem Sicherheitsvorfall alle Mitarbeiter-Audiodaten exponiert.
Die Einschränkung ist transparent: Sprich läuft nur auf macOS 14 und neuer mit Apple Silicon. Für Windows-Arbeitsplätze ist die Lösung derzeit nicht verfügbar. Für Unternehmen mit gemischten Umgebungen ist das ein relevanter Punkt.
Für Einzelpersonen die im Unternehmen eigenverantwortlich Datenschutzentscheidungen treffen und den Markt verstehen wollen, bietet der ehrliche Vergleich DSGVO-konformer Diktiersoftware für den Mac einen guten Ausgangspunkt.
Die Frage "Wir wollen Diktiersoftware für das Team" ist technisch einfach zu beantworten. Die Datenschutzfrage dahinter ist es nicht, jedenfalls nicht bei Cloud-Lösungen.
Lokale Verarbeitung eliminiert den DSGVO-Compliance-Aufwand für die Diktierlösung strukturell. Für KMU ohne eigene Compliance-Abteilung ist das der pragmatischere Weg.
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